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Autor Thema: Das papierlose Büro  (Gelesen 14524 mal)

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Rammstein

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #45 am: 16. Dezember 2016, 09:26:19 »

@sten
Zu der Datev Lösung kann ich nichts beitragen.
Aber wenn es dir in erster Linie um die Dokumentenverwaltung geht ist DEVONthink Pro Office ein sehr gutes Programm. Praktischerweise verfügt es auch über eine Schnittstelle für den Fujitsu Scanner.
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Gruß Rammstein

Goas

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #46 am: 17. Dezember 2016, 21:58:23 »

Hallo,

wir nutzen Datev online, allerdings momentan nur zum scannen und hochladen für den Steuerberater. Die weiteren Möglichkeiten sind sicherlich interessant, aber Datev ist wie schon immer sehr aufwändig in der Programmierung, und für einen Praktiker nicht so einfach, zu kapieren. Wenn man täglich mit arbeitet, kommt man langsam rein. Wenn das aber nur alle drei Monate ist, kostet es viel Zeit, da wieder sich zurechtzufinden, denn es gibt da ständig weiter(-verschlecht)-besserungen, genannt updates.
Da es relativ wenig kostet, ist die Sache leicht zum Einstieg, aber das Steuerbüro sollte da einen kompetenten Menschen haben, der einem das einrichtet oder unterstützt. Der Vorteil von Datev ist, daß es von der Finanzverwaltung anerkannt wird, wenn es um das Thema der Belegsicherung geht.

Goas
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sten

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #47 am: 19. Dezember 2016, 08:38:38 »

Vielen Dank für den Tip!

@sten
Zu der Datev Lösung kann ich nichts beitragen.
Aber wenn es dir in erster Linie um die Dokumentenverwaltung geht ist DEVONthink Pro Office ein sehr gutes Programm. Praktischerweise verfügt es auch über eine Schnittstelle für den Fujitsu Scanner.
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sten

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #48 am: 19. Dezember 2016, 08:40:25 »

Über die relativ geringen Kosten bin ich ehrlich gesagt etwas erstaunt. Erscheint mir fast so, als wenn die extra gering angesetzt wurden, damit sich diese Software durchsetzt.
Wahrscheinlich würde es bei mir auch erstmal mit dem Hochladen losgehen.

Carsten


Hallo,

wir nutzen Datev online, allerdings momentan nur zum scannen und hochladen für den Steuerberater. Die weiteren Möglichkeiten sind sicherlich interessant, aber Datev ist wie schon immer sehr aufwändig in der Programmierung, und für einen Praktiker nicht so einfach, zu kapieren. Wenn man täglich mit arbeitet, kommt man langsam rein. Wenn das aber nur alle drei Monate ist, kostet es viel Zeit, da wieder sich zurechtzufinden, denn es gibt da ständig weiter(-verschlecht)-besserungen, genannt updates.
Da es relativ wenig kostet, ist die Sache leicht zum Einstieg, aber das Steuerbüro sollte da einen kompetenten Menschen haben, der einem das einrichtet oder unterstützt. Der Vorteil von Datev ist, daß es von der Finanzverwaltung anerkannt wird, wenn es um das Thema der Belegsicherung geht.

Goas
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sten

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #49 am: 19. Dezember 2016, 08:42:49 »

Im Grunde führt dieses Onlinemodul dazu, dass der regionale Bezug des Steuerbüros immer unwichtiger wird. Als ich noch kleiner war durfte ich für meine Eltern immer mal wieder was zum Steuerberater fahren. Damals war ich mehr im Steuerbüro als heute, wo das mein Betrieb ist. Wenn man die ganzen Dokumente online weiterreicht, gibt keinen Grund mehr, mal so eben vorbeizuschauen.....
Carsten

Eine Kanzlei arbeitet mit Datev Unternehmen Online. 

Hallo,

ich habe damit noch keine Erfahrung aber ich möchte das jetzt auch in Angriff nehmen. Unsere Tochter hat damit bei einem Steuerberater gebucht und hat es mir wärmstens empfohlen. Ich scanne ein und Sie macht den Rest also die Komplettlösung in unserem Haus bis auf den Abschluss.

LG Mathilde
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Henrik

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #50 am: 09. Januar 2019, 18:46:25 »

Ist ja wieder etas Zeit ins Land gegangen. Gibts neue Erfahrungen zu dem Thema? Denke ich werde da auch demnächst einsteigen.
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Mathilde

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #51 am: 09. Januar 2019, 22:02:01 »

Hallo,

mittlerweile läufts  mit Datev Unternehmen online ganz gut. Probleme habe ich noch mit Rechnungen die digital kommen. Da fällt mir persönlich die Überwachung schwer. Raiffeisen habe ich noch nicht ganz umgestellt, Telekom und Diesel kommt per Mail, das geht sehr gut.
Milchgeldabrechnung hat sich erledigt. Ganz papierlos kann ich mir noch nicht vorstellen. Wie Gläsern müssen wir sein?
Die ganzen Lieferscheine lege ich bis jetzt noch ab.
Das mit dem Datenklau und dann veröffentlichen beschäftigt mich auch, ein Klick und alle Welt sieht Deine Konten  :o

LG Mathilde
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zetor

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #52 am: 10. Januar 2019, 12:55:56 »


Also ich habe selbst kein CMS im Einsatz wie zum Beispiel Top FarmPlan von der TopAgrar. Ich bin nicht so der Freund mich direkt an ein System binden zu müssen, das vor allem nur wieder einen bestimmten Teil Daten behandelt.


Ich nutze die Telekom/Microsoft Office Lösungen und bin sehr zufrieden, denn ich habe alle Fliegen mit einer Klappe erschlagen:
Für die Benutzerkonten am Windows 10 PC:


Office 365 Home, bei Amazon ~65,-€/Jahr für 6 Benutzer
- Microsoft Live Online Benutzerkonten
- 1 TB OneDrive Speicher für jeden Nutzer
- Office 365 als Desktopversion für jeden Benutzer, beliebig viele Endgeräte
- Keine eigene Backuplösung mehr notwendig


Microsoft 365 Business Essentials
- 1TB OneDrive Business als gemeinsamen Speicherort für alle Betriebsdaten (Funktioniert wie ein Netzlaufwerk)
- Office365 Exchange Online Emailkonten. Sprich eigene Emailadresse mit echtem Exchangeserver
- Ebenfalls keine Backuplösung mehr notwendig


Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Ein neuer PC ist in 5 Minuten eingerichtet und synchronisiert alle Daten selbstständig. Die Einrichtung ist auch relativ einfach, finde ich.  Selbst gespeicherte Kennwörter vom Browser werden zwischen den Geräten synchronisiert. Auch können mehrere Mitarbeiter an einer Excel Datei gleichzeitig arbeiten und vieles mehr.
Ich digitalisiere inzwischen fast alles, oder zumindest das wichtige und speichere es in einem selbst angelegten Ordnersystem ab. Wichtig ist halt, das man im Idealfall einen OCR Scanner hat der PDF Dateien nach Inhalt durchsuchbar macht. Ansonsten hat man bei PDFs nur die Möglichkeit nach dem Speichernamen zu suchen.
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Furchenbaron

JD8200

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #53 am: 10. Januar 2019, 17:24:00 »

Im Gewerbebetrieb haben wir von einem halben Jahr auch auf Datev Unternehmen online umgestellt. Die grösste Schwierigkeit ist nicht zu vergessen eine Rechnung auch darin abzulegen. Die Papier Eingangsrechnungen sind am einfachsten, scannen Stempel drauf und ablegen. Die Umstellung hat etwas mehr Zeit in Anspruch genommen aber inzwischen geht es schneller wie vorher. Was mir nicht gefällt, man kann keinen Einfluss auf die OCR Erkennung nehmen. Manche Rechnungen werden grundsätzlich falsch erkannt.


Office 365 nutze ich genauso wie Zetor.
Ich habe für die Mails bei der Telekom ExchangeOnline (DE) laufen. Gibt's leider nicht mehr aber Microsoft ist dabei ein Rechenzentrum in Deutschland zu bauen. Mein Office 365 Business Essentials habe ich (noch) bei Strato. Das ist aber ein International Paket und somit ist die Datenhaltung für OneDrive nicht in der EU sichergestellt. Da bin ich dabei das umzustellen.
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Dieser Text wurde mit keiner anderen Person abgesprochen. Diesen habe ich aus freiem Willen und ohne Nachfrage bei anderen Moderatoren, Vereinsvorständen, Vereinsmitgliedern oder sonstigen Personen geschrieben.

ThomasD

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #54 am: 10. Januar 2019, 17:43:54 »

Hallo,

mittlerweile läufts  mit Datev Unternehmen online ganz gut. Probleme habe ich noch mit Rechnungen die digital kommen. Da fällt mir persönlich die Überwachung schwer. Raiffeisen habe ich noch nicht ganz umgestellt, Telekom und Diesel kommt per Mail, das geht sehr gut.
Milchgeldabrechnung hat sich erledigt. Ganz papierlos kann ich mir noch nicht vorstellen. Wie Gläsern müssen wir sein?
Die ganzen Lieferscheine lege ich bis jetzt noch ab.
Das mit dem Datenklau und dann veröffentlichen beschäftigt mich auch, ein Klick und alle Welt sieht Deine Konten  :o

LG Mathilde

Aber Datev Unternehmen online ist ja kein DMS zur Digitalisierung und Speicherung von Betriebsunterlagen. Datev Unternehmen online ist ja eher rein zur Speicherung, Bezahlung und Buchung von Rechnungen gedacht und als online Schnittstelle zum Steuerberater.
Ich digitalisiere alle Unterlagen mit einem normalen DMS und übergebe dann die Rechnungen an Datev U o, sortiere sie nach der Bezahlung der Kontobewegung zu und der Steuerberater kann sie dann Buchen. Dieser Ablauf ist bei Datev so nicht vorgesehen, bei Datev soll ja die RE bei Eingang gescannt werden, wird dann auch in Datev bezahlt und die RE wird der Kontobewegung zugeordnet.

Es gibt mehrere Vorteile durch die Speicherung von OCR PDFs im DMS, es können im DMS weitere zusätzliche Informationen wie RE Nummer, RE Datum oder Checkboxen hinterlegt werden. Somit ist auch die Suchfunktion umfangreicher als im Explorer und die meisten DMS erfüllen eine revisionssichere Archivierung und sind somit gesetzeskonform.

Gruß Thomas

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JD8200

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #55 am: 11. Januar 2019, 09:47:19 »

Zu meinem Fall muss ich noch was anmerken. Ich habe kein papierloses Büro. Thomas hat recht Datev Unternehmen Online ist noch kein DMS. Das könnte man aber meines Wissens entsprechend aufrüsten. Ich fahre quasi zweigleisig. Alles wird gescannt und mit NuancePDF werden die Scans automatisch als durchsuchbare PDF auf meinem Server abgelegt. Für die Steuerprüfung wird das Papier dann schön brav im Ordner abgelegt.
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Mathilde

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #56 am: 13. Januar 2019, 13:35:51 »

Hallo,

was zetor geschrieben hat interessiert mich sehr. Ich will und habe bereits Kompetenzen abgegeben möchte das aber weiter vertiefen. Die reine Buchhaltung bleibt jetzt bei Datev.
Ich stelle mir etwas vor wo betriebliche Sachen wie Ackerschlagkartei usw. gemeinsam bearbeitet werden können. Dann sollte man Lieferscheine und Sackanhänger Mit dem Smartphone fotografieren und in durchsuchbare PDF ebenso in einen Ordner auf der betrieblichen cloud speichern können. Geht das mit dem Office 365 auch?
Die Dokumentation der Biogas wäre dann auch in der cloud und müsste nicht immer per Mail zu mir.
Ich bin in solchen Sachen nicht so firm und lerne eher unerschrocken mit learning by doing.

LG Mathilde
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Josef

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Re: Das papierlose Büro
« Antwort #57 am: 13. Januar 2019, 16:39:45 »

. Für die Steuerprüfung wird das Papier dann schön brav im Ordner abgelegt.

Machst du das weil das so noch gefordert wird vom Finanzamt oder für die eigene Übersicht!
Ich arbeite seit Anfang 2019 mit As-Beleg von der NLB. Mein Ziel ist es aber dadurch auf das schöne ordnen in den Akten zu beenden und nur noch die Belege in einen Karton abzulegen!
Andere nicht buchführungsrelevante Sachen speichere ich in Flexkontor seit jetzt gut 4 Jahren!
Klappt gut, muss nur regelmäßig gemacht werden! Papier kommt immer noch jede Menge an ( Gefühlt immer mehr ) Aber vieles kommt auch schon per Mail, wenn die Partner es wissen das man es gerne digital hat bemühen sie sich auch mehr passend zu senden!
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